Eu sei e você sabe que tratar NCs não é um mar de rosas. Por mais que nós sejamos apaixonadas (ou apaixonados) por gestão da Qualidade, lidar com não conformidades pode ser muito difícil e trabalhoso.

Sem contar que, como gestores, ainda precisamos contar com o trabalho de todos os colaboradores envolvidos. Assim, lidar com o processo de tratativa se torna ainda mais desafiador. Quem nunca teve problemas de engajamento que atire a primeira pedra, não é mesmo?

Mas e se eu te disser que isso tudo pode ser muito mais complexo somente pelo fato de você usar planilhas para gerir as coisas? Pode acreditar, a gente entende muito disso e recebemos as mais diversas reclamações.

Às vezes, não nos damos conta de quanto uma ferramenta pode impactar no resultado final de tudo que fazemos! Por isso, no artigo de hoje, vamos falar um pouquinho sobre os problemas de tratar não conformidades em planilhas e como isso pode ser “um tiro no pé” do seu SGQ, coitado! 🤭

Ah, e caso você queira entender um pouquinho mais sobre a importância de tratar NCs, tem um artigo bem legal que publicamos há alguns dias: “9 problemas causados pela falta de tratativa de Não Conformidades (NCs)”. Acessa lá!

As dores de tratar não conformidades em planilhas

Existem dezenas, talvez centenas, de problemas relacionados ao uso de planilhas. Entretanto, neste artigo, achei melhor condensar tudo em 3 pontos fracos principais. Para mim, esses são os principais motivos para avaliar abandonar os editores de planilhas!

1 – Dificuldade de acompanhar o andamento dos planos de ações

Às vezes, a gente se esforça para fazer a planilha mais lindona do universo! Cria até dashboards dentro delas, tudo para conseguir analisar e acompanhar as informações. E tem gente que faz um ótimo trabalho com planilhas.

Mas nem sempre (ou quase nunca) os outros colaboradores têm o mesmo apreço pelo documento. É uma fórmula que muda, uma informação inserida na célula errada e por aí vai. Mas o pior é que muita gente simplesmente não atualiza as informações. A planilha acaba tendo que rodar vários setores e é um “deus nos acuda” para que todo mundo atualize e depois ainda é necessário conferir se está tudo certo.

Resultado disso: planilhas desatualizadas e incerteza do que foi ou não executado. O plano de ação da tratativa é o que realmente vai eliminar a causa-raiz, e esses planos podem ter muitas ações, muitas etapas. Se as pessoas precisarem ficar entrando em diversas abas de planilhas para registrar tudo, elas geralmente desanimam e registram uma ou outra coisinha, quando o fazem.

E mais, como a gente sabe se está tudo certo e em que pontos podemos ajudar as pessoas se não sabemos como está a tratativa? Não sabe e os planos de ação acabam ficando à mercê da sorte…

2 – Retrabalho de conferir informações e baixa confiabilidade dos dados

Mesmo que sem intenção, muitas vezes as planilhas acabam sendo alteradas incorretamente. As pessoas não entendem o que devem fazer ou acham que “tá tudo errado” e acabam mexendo onde não devem.

No melhor dos casos, você passa horas revisando tudo e centralizando as informações que todos enviam, para garantir que tudo esteja certo. E que todas as informações são confiáveis e podem ser usadas na análise crítica, por exemplo.

No pior dos casos, disponibilizamos a planilha via nuvem e as pessoas alteram o documento sem sabermos: e a informação pode ficar completamente comprometida…

Isso gera muito retrabalho e desperdício de tempo, causando frustração na gente e também um cansaço mental intenso. Esse definitivamente não é o trabalho da Qualidade, mas muita gente ainda não percebeu isso. 🥲

3 – Descentralização das informações: confusão e dificuldade de entender a gestão

Por fim, reuni uma visão geral do processo e como as planilhas “estragam tudo”. Se formos avaliar, tratar não conformidades (em planilhas ou não) se resume em três etapas principais: registrar a ocorrência; executar a tratativa, e avaliar a eficácia do plano de tratativa.

Isso significa que, de um modo ou de outro, você precisa registrar informações sobre todas as particularidades dessas três etapas.

No registro, é preciso compilar o máximo de informações possível. Imagens, vídeos, descrições, relatos, dados e etc. E convenhamos que não dá para colocar tudo isso em uma planilha. O que faz com que precisemos de mais de um repositório, descentralizando a informação.

Na execução do plano de ação, precisamos listar todos os responsáveis, criar ações, cronograma de execução, custos, e tudo relativo ao que será executado. Dá para fazer isso em planilha? Na verdade, sim, é possível, mas o resultado, geralmente, é uma planilha monstruosa nada prática. Além disso, não tem como notificar os responsáveis diretamente por ela, fazendo com que precisemos, novamente, recorrer a outras ferramentas, descentralizando a informação.

Aí chega a hora de avaliar a eficácia, coisa linda! Para isso, precisamos fazer uma apanhado geral de tudo que foi feito, ou seja: sair procurando as informações onde quer que elas estejam. Precisamos acessar as planilhas com todas as informações, depois sair procurando as ferramentas externas que foram usadas.

Toda essa descentralização dificulta muito a análise, toma muito tempo e nos tira a visão geral do processo. Isso acaba confundindo todos os envolvidos e, muitas vezes, dificulta a execução de uma tratativa limpa e bem-sucedida.

As planilhas são sempre ruins?

Talvez você esteja pensando: “Que caos! Mas parece que já usei planilhas e deu certo… 🤔”. Calma, as planilhas não são o bicho papão do mundo! Em muitos contextos elas se adequam bem e são bastante úteis. Sim, elas podem ser ótimas ferramentas.

Porém, se o contexto da empresa vai  mudando, se sua empresa vai crescendo e os processos começam a se tornar mais complexos, as planilhas podem trazer muitos problemas. Como sempre as utilizamos, às vezes não percebemos que elas são as causadoras de muitas das dificuldades que enfrentamos.

Não estou dizendo, aqui, que é para você desinstalar o editor de planilhas, mas você precisa avaliar até que ponto seu SGQ comporta o uso de planilhas. Além disso, se você realmente está buscando processos excelentes, as planilhas são só o primeiro degrau. Para galgar alturas superiores, e subir a escadaria da qualidade, você vai precisar evoluir e superar as deficiências dessa ferramenta. Tratar não conformidades em planilhas, cedo ou tarde, vai atrapalhar seu crescimento.

As planilhas são apenas ferramentas, agora imagine comigo. Existe o serrote e existe a serra circular (popularmente conhecida como “makita”). Ambas cortam madeira, por exemplo. Se você utiliza essa ferramenta muito pouco, corta poucas tábuas, um serrote vai te servir bem. Agora, se você é um marceneiro profissional, acho que o serrote vai te atrapalhar um pouco, não é mesmo?

Planilhas podem ser boas, mas são sempre tecnologia ultrapassada!

Usando a analogia do serrote: as madeiras que o marceneiro corta são, para nós da qualidade, os dados que precisamos analisar ou com que precisamos lidar. Podemos sofrer com as dificuldades manuais das planilhas (o serrote da qualidade); ou podemos evoluir com um software que vai automatizar as coisas e profissionalizar a gestão (a makita da gestão).

Um Sistema de Gestão da Qualidade eficaz requer tempo, dedicação, conhecimento e atitude. Um SGQ profissional e eficiente requer tudo isso e mais automação, tecnologia e velocidade. Então, lembre-se sempre: as planilhas são o serrote, os dados são as madeiras e o 8quali é a makita! 🙏😁

Se é isso que você busca, marque uma conversa com a gente (clicando aqui) e entenda como podemos ajudar sua empresa a evoluir a Qualidade para outros patamares, e sem planilhas!