O que as planilhas manuais não podem fazer por você?

O uso das planilhas manuais são a forma mais tradicional de se fazer a gestão nas empresas. A Gestão da Qualidade é fundamental para garantir que, não só os produtos, mas todos os processos realizados na empresa funcionem de forma plena. É um processo complexo, que envolve diversas pessoas, setores e diversos aspectos da empresa.

Porém o trabalho manual impõe ao gestor da qualidade diversas limitações que dificultam muito o desenvolvimento do seu trabalho. E, acredite, não se trata apenas da lentidão dos processos como no preenchimento dos dados.

Você pode até argumentar que existem aplicativos bastante funcionais e versáteis para a criação de planilhas, ou que eles possuem formulas úteis que de certa forma “automatizam” o processo. Mas é preciso admitir que essa versatilidade muitas vezes chega mais a atrapalhar do que ajudar, e mesmo com as fórmulas é preciso ser um gênio do Excel para extrair 100% das “facilidades” da ferramenta.

Alguns problemas que todo gestor que trabalha de forma manual enfrenta:

• Perda de informações e erros de digitação: Através de um estudo foi calculado que 88% das planilhas do Excel possuem erros graves. Mesmo as planilhas mais bem revisadas e escritas cuidadosamente contêm 1% de erros ou até mais. Já foi reportado inúmeras perdas de dados e prejuízos enormes para muitas empresas no processo de operar planilhas de Excel manualmente, como por exemplo a JP Morgan, uma gigante do mercado financeiro teve o prejuízo de US$ 6 bilhões ao copiar algumas células erradas de uma planilha e transferir para a outra colando as informações.
• Falta de padronização: A necessidade de manter um padrão de dados é crucial. O mais importante é esquematizar e padronizar o seu Sistema de Gestão da Qualidade. Para qualificar sua empresa e prepará-la para uma certificação, é necessário padronizar os processos e corrigir não conformidades que podem afetar o funcionamento interno e seus clientes.

• Burocracia: Funções burocráticas são dificultadas por meio de planilhas. A quantidade de processos que o Gestor da Qualidade precisa dar conta durante o dia torna a tarefa ainda mais complicada quando organizada através do Excel, agravando a possibilidade de erros humanos. Além disso, pelo fato dos dados em uma planilha Excel não ficarem armazenados na nuvem – ao contrário dos softwares para Gestão da Qualidade -, se algum erro for cometido, ele pode trazer grandes problemas e prejuízos para diversos setores.

• Dificuldade na participação dos colaboradores: Trabalhando manualmente as informações que os colaboradores adicionarem não podem ser integradas. Planilhas não foram criadas para equipes, elas são muito limitadas para atender o trabalho colaborativo. Essa limitação traz um grande desperdício de tempo, além de dificultar a comunicação entre setores.

• Segurança dos dados: Outro problema das planilhas é que elas não oferecem a segurança necessária para os dados da sua empresa. Se não foi realizado o backup e por algum motivo esse documento é perdido, não há chance de recuperação. E quando falamos de segurança de acesso, não há a opção de restringir conteúdos a determinados usuários, deixando informações preciosas livres para serem acessadas. A possibilidade de ter senha no Excel também não é o ideal, pois se você esquecer a senha, não há possibilidade de recuperá-la (com um software há essa possibilidade), perdendo todos os dados e informações determinantes sobre a sua empresa.

• Não conformidades recorrentes: Um gerenciamento de não conformidades por meio de planilhas pode ser bastante inclinado a falhas, piorando muito mais os problemas já existentes e trazendo mais deles em vez de elimina-los. Informações podem acabar sendo perdidas, principalmente quando compartilhadas com outros colegas de trabalho, já que o Excel não permite que o use em mais de um computador ao mesmo tempo, o que pode confundir, dificultar, e piorar toda sua gestão.

Leia também: Como lidar com uma não conformidade recorrente [CTA]

Por que automatizar sua Gestão da Qualidade?

Se você é gestor da qualidade já há algum tempo e trabalha de forma manual, deve estar bem familiarizado com as dificuldades citadas acima. Por isso, pensar em utilizar um software pode trazer diversos benefícios para a gestão, como os listados abaixo:

1. Segurança de dados: O Software possui backup de todos os dados, facilitando o processo e evitando a perda de informações importantes, não gerando retrabalho desnecessário.

2. Não conformidades recorrentes: Solucionar não conformidades não precisa ser um processo complicado e demorado. Com o software 8Quali é possível registar, solucionar e abrir e planos de ação para os atendimentos aos clientes com rapidez e eficácia. Todo o processo é feito de forma automatizada em um painel completo e intuitivo, o que facilita a execução e otimiza o tempo de aplicação de soluções de forma completa em todas as etapas.

3. Colaboração facilitada: O 8Quali oferece ferramentas para que você possa planejar as reuniões, disponibilizar materiais com antecedência, confirmar presenças, disparar lembretes, registrar planos de ações definidos no encontro, registrar, visualizar e enviar atas, entre outras funções. Um sistema otimizado para ajudar a automatizar os processos diários da gestão da qualidade, delegar as atividades para os colaboradores e centralizar as informações numa plataforma na nuvem.

4. Com o software tudo fica mais rápido, seguro e prático: O software oferece muito mais segurança e praticidade do que as planilhas manuais, fazendo você economizar tempo e custos obtendo resultados ainda melhores. Com o módulo de Gestão de Documentos do 8Quali, por exemplo, é muito mais fácil realizar aprovação e acompanhamento de documentos de forma rápida e segura.
5. Estivemos e estamos no seu lugar: O 8Quali é um software feito por gestores da qualidade e para gestores da qualidade. Por isso, nos preocupamos em oferecer o melhor atendimento e o melhor software para gestão da qualidade para você. Além disso tudo, contamos com uma Central de ajuda com atendimento online, e tutorias ilimitados.

Leia também: Por que você precisa de um software da qualidade?

O 8Quali é um software completo que te ajuda a ultrapassar todas as dificuldades da sua gestão de forma rápida e eficiente. Nós nos preocupamos com a melhor qualidade para a sua gestão. Consulte nosso especialista com as nossas soluções que irão te ajudar a simplificar e dinamizar todo esse processo.

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