Em algum momento da sua carreira, tenho certeza de que você já pesquisou planilhas para gestão de indicadores. Talvez lá no início, talvez o esteja fazendo agora. Também sei que elas parecem um bom caminho para gerenciar as métricas.

Talvez, ao iniciar suas buscas, você tenha optado por um caminho que considerasse mais fácil: as benditas planilhas… Mas gostaria de jogar uma luz sobre essa “escolha”, mostrar que esse caminho fácil, o das planilhas, pode ser uma verdadeira “cilada bino”.

Desta forma, ao longo desse artigo, veremos alguns aspectos que podem tornar as planilhas um verdadeiro desastre de monitoramento. Espero que, até o final da leitura, você compreenda que pode ter uma gestão muito mais fácil, descomplicada e assertiva se optar por uma ferramenta melhor.

Então, abra sua mente e embarque comigo nesta pequena jornada rumo a uma gestão melhor de indicadores e, mais importante: que traz mais resultados!

O eterno problema da INCERTEZA, que leva ao ERRO!

O primeiro e mais básico problema das planilhas para gestão de indicadores é o erro. E aqui, por mais complexo que seja dizer isso, posso afirmar que as planilhas levam ao erro… Cedo ou tarde, uma fórmula, célula ou erro humano vão comprometer os resultados, isso é um fato que os profissionais não querem admitir.

Quero propor uma reflexão. Estudos sobre erros humanos em tarefas repetitivas têm mostrado que a taxa de erro pode variar entre cerca de 1% a 5% em algumas atividades. Como a coleta de indicadores não é algo tão repetitivo, vamos aplicar a taxa de 1%.

Isso significa que, a cada 100 atividades executadas em planilhas (digitação, criação de fórmulas, input e output de dados, criação de gráficos, fórmulas, o famoso “copia e cola” etc) 1 (uma) delas pode conter um erro.

Quem gerencia indicadores sabe que 100 dessas atividades não são nada. Muitas vezes, um único indicador pode envolver centenas (talvez milhares) de ações. Assim, o simples fato de delegar algumas ações para pessoas, que são susceptíveis a erros, vai literalmente causar erros nas planilhas.

Sem contar, é claro, que alguns erros são mais impactantes que outros. Enquanto um erro de digitação pode tornar um resultado incorreto; outro pode tornar uma fórmula inválida e, assim, invalidar até mesmo a planilha toda…

Ah, a USABILIDADE das planilhas para gestão de indicadores (ou melhor, a evidente falta dela…)

Todo mundo adora documentos difíceis de serem interpretados e complexos de editar. Adora passar horas e horas olhando para a mesma tela, caçando um errinho minúsculo que comprometeu todas as fórmulas.

Todos os colaboradores adoram ter que aguardar vários segundos (quando não minutos) para acessar a informação que precisa. Adoram precisar fazer cada detalhe a mão só para podem realmente chegar ao resultado, gráfico ou relatório necessário.

Mas, ainda mais importante, todo mundo adora disponibilizar um documento para todos e saber que esse documento pode ser alterado sem possibilidade de retorno ao pré-possível-erro… Afinal, quem é que não gosta de ter de retrabalhar uma planilha inteira cheia de dados maçantes. É uma delícia…

Bom, se você não entendeu a ironia dos parágrafos anteriores, certamente você não lida com planilhas para gestão de indicadores. Talvez nem mesmo com indicadores.

As planilhas tornam todas as atividades de uma gestão de indicadores manuais. Se você quer algo “mais automático” precisa fazer isso “na raça” e torcer para que não dê nenhum erro. Não há telas prontas e não há botões que te ajudem a fazer seu trabalho e identificar problemas.

Se o ponto em questão é a gestão da qualidade, as planilhas tem usabilidade 0 (zero). Elas não foram criadas nem para facilitar a vida do gestor da qualidade nem de ninguém…

Quem precisa de RASTREABILIDADE, não é mesmo?

Qualquer profissional da qualidade sabe o quanto a rastreabilidade é vital durante uma auditoria. Já os melhores sabem o quanto a rastreabilidade pode ajudar a tratar NCs, tomar decisões e evoluir as coisas.

Mas como podemos rastrear corretamente os dados e informações em planilhas que não tem nenhum dispositivo que ajude na rastreabilidade? Elas não só dificultam o rastro de informações como também não ajudam a compreender as responsabilidades individuais em caso de problemas.

Isso sem contar com os problemas de automação. Afinal, como não é possível automatizar algumas coletas e ações, alguns dados são inseridos manualmente e se tornam apenas um número frio acrescentado ao sistema. Sem nenhum tipo de histórico ou rastro anterior. No mínimo complicado, não é?

SEGURANÇA: luxo ou necessidade?

Muitas das informações de uma empresa são sensíveis e não devem estar abertas a todos. São dados estratégicos, resultados de tratativas de problemas, questões financeiras e uma série de resultados e coletas que precisam ser resguardados.

Isso significa que o controle de usuários é muito mais que um luxo, é uma necessidade que ajuda a garantir mais segurança à empresa e até mesmo às pessoas que estão envolvidas com ela.

As planilhas não tem um sistema de controle de usuários, bem como não é possível saber com precisão quem as visualizou ou alterou. Assim, por si só, se tornam muito mais inseguras. Mesmo que você utilize senhas para acesso, essas senhas ainda podem vasar e, novamente, a falta de controle de acesso prejudica a segurança e a rastreabilidade. Assim, tomar ações de contenção em caso de vazamentos é quase impossível.

Tomando decisões com dados incertos, complexos, não rastreáveis e inseguros

Há dois pontos fundamentais que fazem os indicadores importantes. O primeiro é entender como as coisas estão caminhando (controle). O segundo, mais importante, é tomar decisões que vão direcionar as pessoas e a empresa para os resultados que esperamos delas.

Respectivamente, vimos neste texto que a utilização de planilhas para gestão de indicadores torna as informações incertas ou erradas (2º capítulo); complexas (3º capítulo); não rastreáveis (3º capítulo) e inseguras (4º capítulo).

Logicamente, isso significa que:

• Decisões tomadas com base em dados incorretos levarão a ações igualmente incorretas;
• Informações complexas e difíceis de compreender dificultam nossa compreensão do sistema e nos levam e interpretações, e consequentemente ações, incorretas;
• A falta de rastreabilidade dificulta a resolução de problemas e temos que definir ações sem a possibilidade de validação dos dados;
• A falta de segurança nos restringe de disponibilizar as informações para quem realmente precisa delas para tomar decisões assertivas.

Em resumo, temos um paralelo lógico: INDICADORES baseados em dados incertos (ou errados), complexos, não rastreáveis e inseguros levarão a DECISÕES (ou ações) igualmente incertas (ou incorretas), complexas, não rastreáveis e inseguras. Olha que “combo do caos empresarial”!

Fuja da armadilha das planilhas para gestão de indicadores!

Há vários outros problemas em usar as planilhas para gestão de indicadores, mas não cabe tudo em um só artigo. Além disso, como um todo, as planilhas muitíssimo raramente irão fornecer uma gestão realmente de qualidade!

Assim, nós gestores da qualidade, precisamos entender que muitas vezes, o caminho fácil é, na verdade, um caminho tortuoso disfarçado. Por mais tentador que seja usar planilhas para gestão de indicadores, temos uma solução muito mais confiável, segura e simples para sua empresa.

Entre em contato com a gente, a 8Quali possui o melhor software de gestão de indicadores do mercado. Sem contar que temos a possiblidade de integrá-la ao seu mapa estratégico, facilitando a visualização sistêmica dos resultados e a assertividade das decisões.

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