Sabemos que gerenciar projetos, lidar com fases, prazos e equipes pode ser uma tarefa bastante complexa, e uma das ferramentas mais propícias para essa gestão é o Sistema Kanban.

Criada pelos japoneses na década de 60 para gerenciar os estoques e controlar a produção de carros da época, o Sistema Kanban propõe o uso de “cartões” organizados em colunas, divididos em 03 (três) categorias: a fazer, fazendo e feito.

A seguir, vamos falar sobre essa ferramenta e explicar tudo o que você precisa saber para aplicá-la em sua organização.

O que é o Sistema Kanban?

Nesse sentido, o Sistema Kanban é uma ferramenta de organização e gestão de projetos, voltada para o controle dos fluxos dos processos, a fim de deixá-los mais eficientes e fluidos.

Além disso, essa ferramenta pode ser utilizada nos mais diversos tipos de negócios, podendo ser aplicada em diversos setores da sua organização, seja ele logístico, de estoque, de produção, dentre outros.

Outro detalhe muito importante é que ferramenta possibilita uma visualização mais ampla do processo ou do setor na qual está sendo aplicada, podendo ser utilizada junto ao conceito de Gestão à Vista, tornando os setores mais competitivos e estratégicos.

Como funciona?

O sistema Kanban parte da premissa de listar as atividades e os seus responsáveis, movendo os cartões ao longo do quadro, atualizando o gestor do status da atividade.

Para que você compreenda melhor o funcionamento do Kanban, vamos falar sobre os elementos que compõem e suas principais funções.

Assim, os principais elementos são:

• Cards (cartões ou post-its), onde você coloca todas as informações principais da atividade, como por exemplo, tarefa a ser feita, responsável e prazo;
• Colunas, onde você irá colocar os cards e definir o status do processo, realizando assim a movimentação das atividades;
• Quadro de tarefas, que é onde você irá colocar todos os componentes acima. Este quadro pode ser físico ou virtual, dependendo do seu tipo de sistema.

Tipos de sistema Kanban

Inicialmente, esse sistema foi idealizado para controlar estoques e linhas de produção, mas com o passar do tempo, ela foi se adaptando aos mais diversos objetivos e tipos de negócios.

Atualmente, existem três tipos de sistema que podem ser aplicados em sua empresa, sendo eles o kanban de produção, kanban de movimentação e e-kanban.

Kanban de produção

Neste tipo de kanban, o sistema será dividido em três aspectos: a fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done).

Além disso, é muito importante que cada card (ou post-it, dependendo da sua aplicação) contenha as informações principais da atividade que está sendo realizada, como por exemplo:

• O que deve ser feito naquela atividade;
• Prazo para a conclusão da atividade;
• Responsável pela execução da atividade.

Além dessas informações, você pode utilizar cards de cores diferentes para indicar o andamento da atividade, abrindo espaço para novas atividades e realizações.

Conforme as atividades vão se realizando, os cards vão mudando de coluna, até chegar ao final do processo, possibilitando a realização de uma nova atividade, o que torna os processos muito mais organizados e fluidos.

Kanban de movimentação

O sistema Kanban de movimentação é o que deu origem à ferramenta, voltado para o controle de linhas de produção e manufaturas.

Sendo assim, o principal objetivo é controlar a movimentação dos produtos ao longo das fases produtivas, assim como o controle dos estoques em conformidade com a linha produtiva.

E-Kanban

Por fim, temos a evolução da ferramenta, que é a versão tecnológica da ferramenta clássica.

Nesse caso, o sistema pode ser automatizado por um bom sistema de gestão, dentro do ambiente digital e de comunicação de uma empresa.

Aqui, o principal objetivo desta ferramenta é contribuir para o fluxo de informações e comunicação interna da organização, facilitando o gerenciamento e organização dos processos internos.

Principais benefícios da metodologia

Podemos perceber que o sistema Kanban é um método de organização bastante efetivo, e quando aplicado da maneira correta, pode trazer os seguintes benefícios:

• Visão ampla do processo e das atividades que estão sendo realizadas;
• Sistema de simples visualização e compreensão, já que é um método completamente visual e estratégico;
• Melhoria do fluxo de trabalho, já que é possível identificar as falhas e problemas na realização das atividades;
• Estimula a implementação do conceito de Gestão à Vista.

Sistema Kanban: como aplicar em sua organização

Aplicar o Sistema Kanban em sua organização pode ser mais fácil do que você imagina, mas não se engane: a organização e a definição dos seus objetivos organizacionais são essenciais para toda a aplicação.

Antes de aplicá-lo, os seus objetivos organizacionais devem estar muito bem descritos, para que todo o sistema funcione de forma efetiva.

Defina as colunas e parâmetros do seu sistema Kanban

Sabendo qual o objetivo de aplicar o sistema em sua empresa, é o momento de definir as colunas e os parâmetros da ferramenta.

De modo geral, o sistema deve contar com as 03 colunas (a fazer, fazendo e feito), mas a metodologia pode ser aplicada conforme a sua necessidade e o fluxo de trabalho dos seus processos internos.

Além disso, você pode definir uma coluna para as tarefas prioritárias ou para tarefas que dependem da aprovação de superiores ou de outros setores, deixando o processo muito mais visual.

Agora, vamos para as colunas principais do sistema e como elas funcionam.

Tarefas a fazer

Esta coluna é uma das primeiras colunas do sistema, e contém os cards das atividades que devem ser realizadas primeiro.

Também chamada de backlog, esta coluna deve ser pensada de forma estratégia e estar de acordo com os seus objetivos e processos internos.

Aqui, podem ser listadas as tarefas pendentes e que devem ser realizadas, dando início ao seu processo.

Assim, quando você iniciar a primeira atividade, ela deve ir para a coluna seguinte, que é a coluna das tarefas em execução.

Tarefas sendo feitas

Como o nome já diz, esta coluna indica as tarefas em execução, nas quais a sua equipe está trabalhando.

Esta fase é de grande impacto para todo o processo, pois aqui devem ser controlados os prazos de execução e os responsáveis, para que a atividade não atrase.

É fundamental destacar que assim que a equipe finalizar as tarefas, elas devem seguir para a coluna de tarefas concluídas.

Tarefas concluídas

Por último, mas não menos importante, temos a coluna das tarefas concluídas, e ela deve ser avaliada, a fim de verificar se o processo foi concluído com sucesso.

É importante dizer que mais do que concluir as atividades com rapidez, elas devem ser concluídas de acordo com os parâmetros definidos na primeira fase.

Por isso, esta fase pode ser associada à outra ferramenta da qualidade, que é o Ciclo PDCA, avaliando o processo e verificando onde podem acontecer as melhorias.

Limite de trabalhos em andamento

Um detalhe ao qual você deve se atentar é a quantidade de tarefas em andamento em seu sistema, pois as tarefas devem ser feitas uma por vez.

Assim, o sistema Kanban propõe que você não inicie uma tarefa antes de completar a outra, para que não haja o atraso das atividades e do fluxo de trabalho.

Essa metodologia ajuda na eficácia dos processos e auxilia em todos os setores da empresa.

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