No artigo de hoje, iremos abordar o requisito da norma ISO 9001:2015 que trata sobre o contexto da organização!

E para entendermos com mais clareza este requisito, é importante destacar o que a norma ISO 9000 (Sistema de Gestão da Qualidade – Fundamentos e Vocabulário) define como contexto da organização. Segundo ela, contexto é:

“A combinação de questões internas e externas que podem ter um efeito na abordagem da organização para desenvolver e alcançar seus objetivos”

(ISO 9000:2015)

Além disso, vale lembrar que a norma ISO 9001 pode ser definida como uma norma que visa padronizar os requisitos para um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), promovendo a otimização dos processos através da padronização, conforme explicamos neste artigo.

Por que definir o contexto da organização é importante?

Definir o contexto da organização significa entender fatores internos e externos que façam sentido para o negócio da empresa. E que sejam relevantes para o atingimento de metas e objetivos de acordo com o planejamento estratégico.

Para que isso ocorra de forma a alcançar os resultados esperados, muitas empresas realizam estudos direcionados a entender melhor o tipo de negócio e, assim, criar uma identidade estratégica forte para a empresa.

ISO 9001:2015 como ferramenta estratégica

A ISO 9001, cada vez mais, vem conseguindo um papel de destaque entre as empresas que resolveram investir em um sistema de gestão.

Isso porque essa norma auxilia a organização na estruturação de um sistema de gestão da qualidade, de forma a atender diversos aspectos que irão gerar resultados positivos. Seja na organização interna da empresa ou na entrega final de um produto ou serviço.

Um ponto essencial para qualquer empresa que visa ser destaque entre os clientes é definir de forma clara e objetiva o contexto da organização. É aí que entra a utilização da norma ISO 9001:2015 como norteadora. A norma descreve no requisito 4 como definir o contexto da organização e o subdivide em mais 4 requisitos:

• 4.1 Entendendo a organização e seu contexto;
• 4.2 Entendendo as necessidades e expectativas de partes interessadas;
• 4.3 Determinando o escopo do sistema de gestão da qualidade;
• 4.4 Sistema de gestão da qualidade e seus processos.

Requisito 4.1 Entendendo a organização e seu contexto

Para entender melhor o item da norma, vejamos o que ela diz. De acordo com a norma ISO 9001:2015, ao definir o contexto:

“a organização deve determinar questões externas e internas que sejam pertinentes para o seu propósito e para seu direcionamento estratégico e que afetem sua capacidade de alcançar o(s) resultado(s) pretendido(s) de seu sistema de gestão da qualidade.

A organização deve monitorar e analisar criticamente informações sobre essas questões externas e internas”.

 

(ISO 9001:2015)

Simplificando o que a norma ISO 9001:2015 relata sobre o contexto da organização, podemos observar 3 pontos que devemos levar em consideração:

• O primeiro ponto é entender o motivo de a empresa existir, ou seja, o objetivo;
• O segundo está relacionado com o planejamento estratégico da empresa, quais são os projetos que darão direcionamento para o atingimento dos objetivos;
• E o último ponto é identificar os fatores internos e externos que podem atingir a empresa, sejam positivos ou negativos.

Devemos destacar que fatores externos, segundo a própria norma ISO 9001:2015 relata, podem estar relacionados “à questões provenientes dos ambientes legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social e econômico, tanto internacionais, quanto nacionais, regionais ou locais”.

Já os fatores internos, também de acordo com a norma, podem ser “questões relativas a valores, cultura, conhecimento e desempenho da organização”.

Definindo Missão, Visão e Valores

Certamente, você já ouviu falar da identidade estratégica da empresa e dessa tríade que a constitui.

Definir missão, visão e valores significa, antes de tudo, definir o objetivo da organização existir. O tão famoso propósito.

Então, para deixar um pouco mais claro, vamos explicar o que significa cada uma dessas palavrinhas.

Missão

A missão pode ser definida como algo que estabelece o motivo pelo qual a empresa existe, ou seja, o escopo do negócio e da entrega ao cliente final.

A missão deve acompanhar o planejamento estratégico e passar por revisões, uma vez que a empresa necessite se adequar ao mercado. Além disso, a missão deve ser conhecida por toda a empresa, pois isso influenciará no resultado das entregas.

Um bom exemplo de missão pode ser visto na escolha do Google: “Organizar as informações do mundo todo e torná-las acessíveis e úteis em caráter universal”.

Em resumo, a missão deve ser clara e objetiva e deve demonstrar o propósito da empresa.

Visão

A visão é entendida como o ponto onde a empresa quer chegar. Assim como a missão, a visão também deve ser revisada na revisão do planejamento estratégico. Uma vez que a empresa pode mudar o foco. 

Ter uma visão clara auxiliará a organização a definir as medidas para a tomada de decisão. Além de contribuir para o melhor tipo de investimento e também direcionar para a estratégia do negócio.

A visão da Apple é um excelente exemplo de onde a empresa deseja chegar: “Mudar o mundo através da tecnologia”. Ambiciosos, não? 😊

Valores

Os valores são o conjunto daquilo que a empresa acredita e quer transmitir aos clientes, acionistas, colaboradores, fornecedores e todas as demais partes interessadas. 

Exemplos de valores podem ser: transparência, ética, inovação, entre outros.

O mais importante é estar coerente com a missão e a visão da empresa!

Análise SWOT: mapeando fatores internos e externos

Além da identidade estratégica, conhecer os fatores internos e externos da empresa é a maneira ideal para definir o contexto da organização. Isso porque é através desses fatores que a empresa consegue mapear e posteriormente tratar das principais oportunidades e ameaças que o tipo de negócio pode oferecer.

Uma boa forma de levantar os fatores internos e externos é através da ferramenta de análise SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats), ou traduzindo para o português, “Forças”, “Fraquezas”, “Oportunidades” e “Ameaças”.

Essa ferramenta é muito utilizada na elaboração do planejamento estratégico da organização justamente porque auxilia na identificação dos fatores internos (forças e fraquezas) e fatores externos (oportunidades e ameaças).

Sua empresa pronta para ganhar o mundo! 🗺️

Para finalizar, vale ressaltar que o primeiro passo para definir o contexto da organização é entender qual é o propósito da empresa existir. Uma vez que a empresa entende qual o seu papel no mundo, fica muito mais fácil posicioná-la no mercado e frente aos seus clientes.

Para isso, trouxemos alguns conceitos e ferramentas que certamente podem ajudar. Em conjunto, a definição da missão, visão e valores serve para dar uma identidade para a empresa, conceituando-a para si mesma e para seus colaboradores.

Junto disso, a análise SWOT (carinhosamente chamada de FOFA) pode nos ajudar a entender melhor tudo que nos circunda e, assim, mostrar o quão fortes ou frágeis são nossas empresas em cada um de seus pormenores.

Todas essas ferramentas e reflexões ajudam a empresa a entender e definir o contexto com mais propriedade, assertividade e clareza. E o resultado disso tudo: sair na frente dos concorrentes e abraçar o mundo todinho! 💙😁