Se você começou sua jornada de implementação da ISO 9001:2015 agora, talvez tenha pintado uma gotinha de medo. Não é? Mesmo porque, à primeira vista, a 9001 pode parecer intimidadora e complexa, mas os resultados definitivamente valem a pena. Além disso, se você levar o projeto a sério, não tem como dar errado!

A ISO 9001:2015 pode exigir grandes mudanças na sua empresa, porém, entenda que se isso acontecer é porque boas práticas importantes não foram seguidas nos seus processos. E isso significa, de maneira simples, que sua empresa não estava atingindo o potencial que ela realmente tem!

Por isso, no artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre algumas decisões fundamentais antes de iniciar os trabalhos. Essas são algumas dicas iniciais que vão fazer muita diferença no resultado final do projeto. Além disso, em um próximo artigo, iremos falar sobre as etapas da implementação e de muitos outros fatores importantes, então se liga no blog que vem muito mais por aí! 👊😉

A implementação da ISO 9001:2015 começa pela conscientização das pessoas

Um dos maiores erros do processo de implementação é pensar que a conscientização da equipe começa depois do sistema implementado. E acredite, esse equivoco é mais comum do que parece!

A empresa identifica a necessidade de implementação, cota possíveis fornecedores (falaremos disso mais a frente), começa a estudar a norma e pensar os processos. Às vezes, faz até o diagnóstico.  Começa as alterações na gestão e, só então, “avisa os colaboradores”.

Isso vai causar muito mais resistência às mudanças, as pessoas terão medo e dificuldades para entender “O que” está acontecendo e “Por que” está acontecendo.

Portanto, após a decisão de implementação da ISO 9001:2015 (ou do próprio Sistema de Gestão da Qualidade), comece imediatamente a explicar isso para as pessoas. Mesmo que nenhuma mudança esteja nos planos de curto prazo. Apenas explique para as pessoas que a implementação acontecerá e quais os motivos disso.

Essa simples ação, em grande parte, vai resolver o problema de as pessoas pensarem que as mudanças são necessárias por “elas serem culpadas” de algo.

Antes de mais nada: conhecimento sobre a norma!

Vou até re-escrever, porque esse ponto é vital: antes de mais nada: conhecimento!

Se é o seu primeiro contato com a ISO 9001:2015, o primeiro passo é estudar a norma. Não estou dizendo que você precisa se tornar um especialista, mas você precisa entender o que é Qualidade e quais os princípios da 9001.

Isso porque, mesmo que você conte com ajuda (falarei sobre isso no próximo tópico), você ainda terá que tomar decisões importantes a respeito do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Então, vale a pena fazer um curso de implementação ou até mesmo de auditor líder. Isso vai fazer total diferença no seu projeto!

Antes de mais nada (2): com consultoria ou “na raça”?

O segundo ponto a se levar em consideração é a possibilidade (ou não) de contratar uma consultoria. Muitos profissionais se perguntam se é possível implementar o SGQ sozinhos. A resposta inicial é NÃO, pois você vai precisar do apoio e engajamento de TODA a empresa.

Mas se a pergunta estiver se referindo a necessidade de contratar uma consultoria, a resposta é sim. É possível implementar e certificar-se na ISO 9001 sem a figura de um consultor. Mas valem algumas ressalvas. Tocar o projeto de implementação sem apoio externo:

• Vai levar mais tempo, pois a consultoria conhece atalhos e caminhos mais simples;
• Requer muito mais conhecimento e estudo, pois você precisará ser muito mais especialista sem o apoio de um verdadeiro especialista;
• Pode gerar custos extra, afinal pode ser necessário retrabalho e tentativas que podem falhar e precisar de diversas versões;
• É mais difícil, afinal não temos alguém que conheça os percalços para nos acompanhar na jornada e avisar sobre os perigos existentes.

De qualquer forma, é possível implementar a norma e buscar a certificação sem contratar profissionais externos!

Minha sugestão aqui é a seguinte: se você tem um prazo confortável e pode desenvolver o SGQ com calma e tempo, pode partir para a implementação sem consultoria, sem medo! Mas se você tem prazo apertado e precisa da implementação mais rapidamente e com “mais certeza” do que está fazendo: contrate apoio!

E se eu buscar a certificação ISO 9001:2015?

Um outro detalhe, implementar a 9001 não é, necessariamente, uma questão de certificação. Implementamos a norma para melhorar o SGQ e implementar boas práticas mundialmente reconhecidas. Isso melhora a gestão e a empresa como um todo, trazendo benefícios, lucros e mais eficiência e organização para todas as partes interessadas.

Entretanto, se você quiser o reconhecimento da certificação, neste caso é obrigatória a contratação de uma Certificadora externa. É a certificadora que audita os seus processos externamente e atesta a conformidade (ou não) com as práticas recomendadas pela 9k. Só após essa verificação é emitido o certificado de conformidade.

Resumindo: a implementação pode ser feita com recursos 100% internos; a certificação precisará, no mínimo, de uma certificadora! 😉

Antes de mais nada (3): software para gestão da qualidade?

Outra pergunta importante é: devo contratar uma ferramenta para meu SGQ? Um software que me ajude na implementação e automatização do sistema? Aqui, a resposta é bastante similar à questão da consultoria, mas com algumas outros ressalvas.

Não é obrigatório contratar um software de Gestão da Qualidade e você consegue implementar e certificar a 9001 sem essa ferramenta.

Entretanto, quanto maior e mais complexa for sua empresa, mais difícil será engajar as pessoas, manter os documentos em dia e acompanhar os projetos e ações do SGQ.

Imagine gerenciar 200, 400, 800 documentos “na mão”? Notificando cada um dos responsáveis e mantendo tudo atualizado? Imagine acompanhar a tratativa de Não Conformidades (e você vai ouvir muito esse termo) sem uma dashboard que te mostre tudo ali, a um clique de distância?

Muitas empresas iniciam o processo sem um software, se certificam e depois se veem “obrigadas” a buscar uma ferramenta mais eficiente e assertiva. O caminho, então, é passar por todo o retrabalho de lançar tudo em um software, sendo que tudo poderia ser otimizado desde o começo.

Implementação da ISO 9001:2015 – o início de uma jornada impressionante!

Neste artigo, falei apenas das decisões iniciais do projeto de implementação da ISO 9001:2015. A partir daqui, você conseguirá se organizar melhor e ter mais assertividade nas próximas etapas.

Implementar um sistema de gestão da qualidade é o primeiro passo para ter uma empresa realmente profissionalizada. Digo isso porque um SGQ trata as questões mais importantes relacionadas ao produto ou serviço que seu cliente consome. Com isso, é possível criar uma base sólida para avançar no mercado e conquistar mais consumidores.

Já a ISO 9001 é o principal padrão mundial em sistemas de gestão da qualidade. Assim, implementar essa norma é o mesmo que aproveitar o melhor que o mundo oferece para organizar a qualidade da sua empresa. Mesmo que você não se certifique, o simples fato de seguir a ISO 9001:2015 faz com que sua empresa evolua incrivelmente em muito menos tempo. 

Entenda seu projeto de implementação da ISO 9001:2015 como uma aventura rumo à melhoria. Diversas dificuldades vão surgir, várias mudanças podem ser necessárias, muitos inimigos da gestão podem aparecer. Mas, ao final, o pote no fim do arco-íris é um conjunto de melhorias para todas as partes interessadas!