Você sabe o que é a Gestão de Processos e a importância dela para o sucesso da sua empresa?

Antes de tudo, é importante compreender que a gestão de processos, desde que aplicada da maneira correta, pode tornar a sua empresa muito mais competitiva.

Além disso, a Gestão de Processos (também conhecida como Business Process Management – BPM) se ocupa da ordem e anda diretamente ligada à Gestão da Qualidade. Para saber mais, continue lendo este artigo.

O que é a Gestão de Processos?

Inicialmente, vamos falar sobre o conceito de processo, que consiste no conjunto de atividades que transformam as entradas (insumos), produzindo assim um produto ou serviço ao cliente (saídas).

Claro, todos os processos de uma empresa existem para cumprir uma finalidade ou um objetivo, os quais estão diretamente ligados com os resultados e expectativas do negócio.

Entretanto, é necessário conhecer o funcionamento desses processos para saber onde existem fraquezas ou problemas e melhorá-los. E é justamente aqui que entra a Gestão de Processos.

A Gestão de Processos consiste no conjunto de práticas que visam a organização e a melhoria contínua dos processos internos de uma empresa.

Nesse sentido, é por meio dela que as empresas conseguem identificar, documentar, monitorar e controlar os processos internos, tornando as ações organizadas e sistemáticas.

Aqui, o principal objetivo da Gestão de Processos é fazer com que as ações se tornem cada vez mais fluidas, alcançando assim a qualidade e a competitividade desejada.

Importância da Gestão de Processos para a sua empresa

Como podemos perceber, a Gestão de Processos é uma prática essencial para as empresas que estão em busca da competitividade e da qualidade em todos os sentidos.

Além disso, é por meio dela que ocorre a melhoria contínua e a construção da cultura da inovação e melhoria contínua.

Também podemos dizer que é por meio da Gestão de Processos que a empresa:

• Consegue ter uma visão mais ampla e estratégica de todos os processos, já que os processos serão muito mais organizados;
• Pode mensurar os seus resultados e a satisfação do cliente;
• Consegue ter mais rapidez e assertividade da tomada de decisão;
• Padroniza os seus processos e cria parâmetros de qualidade;
• Consolida e distribui funções e responsabilidades ao longo do fluxo do processo;
• Automatiza seus processos.

De modo geral, implementar e dedicar tempo e recursos à Gestão de Processos é extremamente vantajoso e traz diversos benefícios para o negócio.

Benefícios da implementação

Além da organização e da sistematização de todas as atividades que compõem o seu negócio, podemos citar como principais benefícios de implementar o BPM em sua empresa:

• Visão mais clara e completa do seu negócio;
• Processos mais claros e bem definidos em cada etapa;
• Possibilidade de mensurar os resultados, sendo esta a base para a melhoria contínua;
• Melhora a conexão entre todas as áreas da empresa, já que os processos se tornam muito mais fluidos e rápidos;
• Rapidez na tomada de decisão;
• Redução de custos com retrabalho ou desperdícios;
• Aumento da qualidade e competitividade no processo produtivo;
• Melhoria na satisfação dos clientes;
• Automação nos processos e maior alinhamento nos fluxos do processo.

É possível perceber que são várias as vantagens de adotar a Gestão de Processos, e a seguir vamos falar sobre como implementá-la e obter excelentes resultados.

Como implementar a Gestão de Processos em sua empresa

Para implementar a Gestão de Processos em sua empresa é necessário, antes de tudo, ter os seus objetivos e estratégias muito bem definidas.

Esse ponto é muito importante pelo fato de que os processos que compõem o negócio são a base para a execução das atividades e seus resultados.

Além disso, é fundamental que todo o processo seja muito bem orientado e claro, para que não hajam problemas e resistências ao longo do processo de mudança ou reestruturação dos processos.

Dito isso, vamos ao passo a passo para implementar o BPM em sua empresa.

1. Identifique como estão os processos atualmente e qual a maturidade deles, identificando se há mecanismos de controle, métodos e indicadores de desempenho;
2. Crie uma governança para os seus processos, estabelecendo regras e parâmetros para o bom funcionamento deles;
3. Mapeie a estrutura dos seus processos internos, observando o funcionamento, responsáveis, fluxos e produtos do processo;
4. Transforme os seus processos internos por meio de intervenções de melhoria, atuando nos problemas identificados no ponto anterior;
5. Monitore os processos e crie mecanismos de controle para acompanhar o desempenho dos processos e melhorá-los continuamente.

Aqui, o principal ponto da implantação e aplicação da Gestão de Processos é identificar o que precisa ser melhorá-lo e agir de forma efetiva, fazendo com que os processos se tornem mais competitivos.

Além disso, uma das formas para automatizar e facilitar a Gestão de Processos é adotando um bom sistema de gestão que mensure e faça a análise desses processos.

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