Um profissional da qualidade sem ferramentas para tratar não conformidades é como uma cozinheira sem fogão ou um carpinteiro sem serrote. Pense bem, como é possível trabalhar um problema organizacional “no achômetro”?

Muito geralmente, as não conformidades (NCs) envolvem diversas etapas do processo, o que torna sua tratativa complexa. Além disso, são muitos envolvidos e muitas variáveis. Assim, sem uma metodologia pré-definida é quase impossível manter tudo em ordem.

Sem ferramentas a tratativa corre o risco de ser superficial, não tratando verdadeiramente a causa raiz da NC. Da mesma forma, quando o processo não é bem definido (com ferramentas claras e pessoas treinadas), o desperdício de tempo dos profissionais envolvidos aumenta muito.

Os resultados disso: não conformidades que reincidem, colaboradores que não sabem como resolver os problemas, desperdício de recursos e uma latente falta de engajamento das pessoas.

Por isso, no artigo de hoje, vamos falar sobre ferramentas para tratar não conformidades que são essenciais para qualquer empresa. Vamos abordar as mais comuns e ir um pouco além, sugerindo que você também vá além!

Até o final deste conteúdo, você vai entender como um processo de tratativa funciona e obter insights valiosos para aplicar na sua empresa! 😉

PDCA: a ferramenta mãe da gestão da qualidade!

Para entender quais ferramentas para tratar não conformidades devemos usar, antes temos que entender o processo! Basicamente, há dois tipos de ferramentas que vamos utilizar:

• As metodologias de tratativa: técnicas que vão organizar o processo e o fluxo de trabalho;
• Técnicas de análise e execução: ferramentas que nos ajudam a entender o problema e traçar caminhos para solucioná-los!

Assim, antes de “pôr a mão na massa”, precisamos definir qual metodologia vamos seguir. A mais comum de todas é o PDCA! Assim, organizaremos nosso processo de tratativa de não conformidades da seguinte maneira:

• P (Planejar): primeiro nós identificamos a não conformidade, estudamos suas causas e criamos um plano de ação;
• D (executar): depois executamos o plano para eliminar a causa raiz da não conformidade;
• C (checar): executado o plano de ação, precisamos avaliar sua eficácia e compreender se a NC foi realmente eliminada;
• A (agir ou padronizar): por fim, padronizamos as mudanças, disseminando-as para outros processos e documentando o que necessário. Caso o plano de ação falhe, voltamos à primeira etapa do processo (Planejar).

Determinar a metodologia (ou fluxo) da tratativa é o primeiro e mais importante passo para o sucesso! A partir daqui, então, agregaremos ferramentas para tratar não conformidades. Dentro de cada etapa (P, D, C e A), contaremos com diversas técnicas que nos apoiarão, facilitarão nosso trabalho e farão a tratativa mais assertiva! ⚒️

Esse é o básico de qualquer tratativa de não conformidades (e da gestão da qualidade como um todo). Porém, no final do texto, vamos aprofundar um pouco essa questão, então guarde uma coisa na memória: o PDCA, por melhor que seja, precisa de complementos para alcançar seu potencial máximo. Já voltamos a isso!

Ferramentas para tratar não conformidades: PLANEJAR

O planejamento consiste, basicamente, em entender a ocorrência e traçar um plano para eliminar o que motivou sua existência. Assim, as ferramentas base para um bom P são:

• Diagrama de Ishikawa: ajuda a identificar as causas raiz das não conformidades, permitindo uma análise detalhada dos problemas sob 6 perspectivas (mão de obra, máquinas, método, medida, meio ambiente e material);
• 5 porquês: ferramenta bastante simples que ajuda a perseguir a causa raiz e entender os verdadeiros motivos de o problema ter vindo à tona;
• Brainstorming: metodologia que perpassa todas as ferramentas e consiste em criar uma “tempestade de ideias” sobre ao assunto discutido.

Calma, eu sei que tem muito mais coisa aí. Mas já a gente fala sobre isso, vamos prosseguir! 🎯

Ferramentas para tratar não conformidades: EXECUTAR

Executar, de certa forma, “não tem muito segredo”. Aqui, vamos realizar as ações determinadas no plano de ação.

• 5w2h: metodologia simples e objetiva para planejar e implementar ações, focando em responder perguntas básicas (“o que fazer”, “quem fará”, “quando faremos”, “onde faremos”, “por que faremos”, “como faremos” e “quanto custará?”);

Assim, utilizaremos muito o 5w2h e ferramentas de comunicação. Aqui, o mais importante é ter uma ferramenta que apresente claramente o que deve ser feito, o que já foi feito e quem são os responsáveis, pois isso é o que vai determinar a correta execução e a manutenção dos prazos.

Você tem duas opções, comunicar as pessoas e monitorar a execução do plano de ação por e-mail, whatsapp… Ou contratar o 8Quali para deixar tudo isso de forma centralizada e assertiva. Com isso, você não só controla o plano, mas também notifica todos os responsáveis com um clique diariamente (sem precisar se lembrar disso)! 🚀

Ferramentas para tratar não conformidades: CHECAR

No checar (C), vamos analisar a eficácia do plano de ação após seu término. Um plano de ação bem sucedido elimina a causa raiz, o que impede a NC de reincidir.

Assim, aqui, utilizaremos ferramentas de monitoramento e controle. Os próprios indicadores são uma fermenta útil nessa etapa. 📉

Imagine que muitos produtos, por exemplo, saíam do processo defeituosos. Então abrimos uma não conformidade para tratar o efeito “produto defeituoso”. Se, após a tratativa, a quantidade de defeitos reduzir, a tratativa deu certo. Agora, se a quantidade de defeitos continuar intacta, provavelmente tratamos a causa raiz errada ou o plano de ação foi mal executado (falhou).

Ferramentas para tratar não conformidades: PADRONIZAR

Na etapa final da tratativa, temos 2 cenários possíveis. No primeiro, a tratativa ocorre e é efetiva, eliminamos a causa raiz e melhoramos as coisas! Uhuulll, festa! Então, para fechar com chave de ouro, só precisamos entender o que mudou no processo e aplicar isso onde mais for cabível.🎉

Além disso, também precisamos revisar a documentação e garantir que a tratativa está nos novos processos, procedimentos, instruções de trabalho e etc. Caso o plano falhe, precisamos voltar à primeira etapa, o P!

Aqui, em ambos os casos, você pode gerenciar tudo com a ferramenta mais frágil e ineficaz do mercado: as planilhas. Ou pode ter um software que automatiza, padronizar e ajuda a assegurar que todos os documentos estão revisados. E os profissionais espertos  escolhem o 8Quali! 😉

A gestão da qualidade não precisa se resumir ao PDCA

Agora, vamos tentar ir um pouco além, certo? Se você seguir o que trouxemos nesse artigo, já tem um processo de tratativa montado (pelo menos uns 70%). Agora, entenda que isso é apenas uma base.

Você ainda pode usar o Gráfico de Pareto para ajudar a priorizar a tratativa das ocorrências mais relevantes. Pode usar o mapa estratégico para entender qual NC impactará mais nos seus resultados. Pode até mesmo cruzar as não conformidades com a matriz de riscos, assim terá uma gestão muito mais assertiva.

Então, é preciso entender que você precisa personalizar seu processo (leia-se PDCA) com as ferramentas que melhor ajudarem sua empresa a performar. Isso pode significar, inclusive, que o PDCA pode não ser a melhor ferramenta para você. E há alternativas, como o 8D, o DMAIC, FMEA etc.

Para te ajudar ainda mais nesse processo, sugiro muito que você conheça o 8Quali 💻

Nosso software é preparado com a melhores e mais assertivas ferramentas de gestão (Ishikawa, 5W2H, 5 porquês, etc). Assim, ao determinar o que é preciso para seu processo, estamos prontos para possibilitar que você utilize o que quiser para atingir os resultados esperados.

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