Você sabia que é possível evitar custos desnecessários em sua empresa por meio da definição dos indicadores de não conformidades?

Uma boa gestão organizacional é aquela que se preocupa efetivamente com a compreensão e melhoria dos processos internos, o que resulta em uma tomada de decisão mais assertiva.

Pensando nisso, falaremos a seguir sobre os indicadores de não conformidades, como tratar as não conformidades e como automatizar esses indicadores.

O que são indicadores e não conformidades?

Para falarmos sobre a importância dos indicadores de não conformidades, é essencial compreender os conceitos de indicadores e de não conformidades.

Conceitualmente, os indicadores são os elementos criados especificamente para mensurar e compreender a relevância de um determinado ponto de impacto.

Falando de não conformidades, podemos dizer que elas são uma espécie de desvio do padrão que pode acontecer ao longo dos processos organizacionais, sejam eles de produtos, prestação de serviços e processos produtivos.

Assim, podemos citar como exemplos dessa situação o atraso na entrega dos produtos, resultados diferentes ou ainda serviços realizados de maneira insatisfatória, dentre outros.

Contudo, é importante lembrar que uma não conformidade não é necessária algo ruim, pois elas fazem parte da dinâmica das organizações e ainda podem gerar aprendizados, melhoria contínua e auxiliar no mapeamento e melhoria de processos.

Também é importante citar que a partir delas é possível compreender os pontos negativos e reestruturando os processos, trabalhando em favor da melhoria contínua e do aprendizado organizacional.

Por que criar indicadores de não conformidades

Compreendendo os conceitos acima, vamos falar sobre a importância dos indicadores de não conformidades e suas vantagens para a organização.

Assim, os indicadores de não conformidades estão diretamente relacionados com as tratativas dessas não conformidades como por exemplo a quantidade de ações atrasadas, quantidade e número de incidências das tratativas, dentre outros.

A partir desses indicadores, é possível compreender a causa dos problemas organizacionais, esclarecendo-os e trabalhando para evitar ou minimizar o impacto dessas não conformidades.

Em outras palavras, podemos afirmar que esses indicadores podem ser a base dos tratamentos das NC’s, evitando assim os problemas e custos com retrabalho, multas, acidentes, e em situações maiores, podem ajudar no gerenciamento de crises e riscos de imagem.

Como ser eficaz na solução das não conformidades

Um dos questionamentos mais comuns quando falamos de não conformidades é: como gerenciá-las de maneira eficaz?

Antes de tudo, devemos lembrar que um dos maiores mitos sobre esse tema é tentar eliminar as não conformidades por completo, o que pode parecer confuso em um primeiro momento.

De fato, eliminar essas NC é um dos objetivos mais buscados pelas organizações. Entretanto, a melhor maneira de lidar com elas é compreender de fato onde estão os pontos críticos dos processos e onde estão as falhas internas dos processos, para assim dar os primeiros passos.

Sendo assim, a melhor maneira de lidar com as NC é classificando-as da maneira correta e tomando ações corretivas ou ações de eliminação, onde a primeira é focada no tratamento da não conformidade em si e a segunda é voltada para a eliminação das falhas do processo.

Porém, devemos lembrar que essas ações levam tempo para ser aprimoradas e implementadas, já que o estabelecimento e validação do método leva um tempo para fazer parte da rotina do processo.

Uma das formas de trabalhar essas ações é por meio do Ciclo PDCA, que quando aplicado da forma correta trabalha o aprendizado organizacional e a melhoria contínua, garantindo o desenvolvimento e a fluidez dos processos internos.

Neste caso, o Ciclo PDCA pode ser aplicado da seguinte forma no tratamento das não conformidades:

• Plan, onde as não conformidades serão identificadas, para assim planejar as ações corretivas com base na causa do problema em si, elaborando assim o plano de ação;
• Do, onde o plano de ação será implementado;
• Check, que é a fase de avaliação crítica e verificação da eficácia das ações corretivas estabelecidas e executadas;
• Act, que avalia os riscos, oportunidades e implementa mudanças necessárias, reiniciando o ciclo.

Claro, implementar este ciclo e realizar todas as correções necessárias exigem expertise e o uso de um bom sistema de gestão empresarial para facilitar todo o processo, e uma das vias para isso é por meio da automação dos indicadores.

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A automação de indicadores é uma forma de tornar os processos muito mais ágeis e precisos, já que possibilita a centralização dos indicadores, delegação de ações e o uso de uma única ferramenta, eliminando o excesso de planilhas desatualizadas.

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Pensando nisso, o 8Quali desenvolveu o software completo onde você gera seus indicadores e ele tem integração com o módulo de ocorrências (não conformidades), assim você reúne os seus indicadores e desenvolve planos de ações em uma única plataforma, possibilitando uma melhor visualização desses indicadores, além de criar gráficos e tabelas essenciais à tomada de decisão.

Outro ponto vantajoso da automação é a coleta automática dos resultados de indicadores, relacionando-os com os apontamentos e com outros indicadores correlatos, garantindo uma gestão muito mais completa e estratégica.

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