Mesmo que você não os veja, os maiores vilões do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) podem estar presentes na sua empresa agora mesmo. Eles correspondem a aspectos que impedem sua organização de progredir e entregar com qualidade.

Esses vilões atuam de maneira muito direcionada, causando problemas e dificuldades para as pessoas e processos. Como resultado, eles promovem não conformidades, incidência de riscos, lentidão nos processos e resultados inferiores.

No artigo de hoje, vamos conhecer os 5 piores e mais abomináveis vilões do SGQ. Separados, eles causam sérios prejuízos a sua empresa. Porém, como costumam atuar em conjunto, eles podem até mesmo levar uma organização à falência! Então, leia atentamente e comece agora mesmo a criar planos de ações que eliminem de vez essa galera!

1 – Falta de comunicação: o inimigo silencioso

O primeiro dos vilões do SGQ a se destacar é a falta de comunicação! Este vilão representa a falta de uma comunicação realmente eficaz entre as equipes e departamentos. A falta de comunicação pode levar a mal-entendidos, erros e atrasos na tomada de decisões, afetando a qualidade e o relacionamento entre as pessoas.

Vale destacar que esse vilão atua tanto nas pessoas, no relacionamento interpessoal, quanto nas interfaces do sistema. Ou seja, ele faz com que as pessoas não consigam se comunicar e falar sobre a empresa e a qualidade, da mesma forma, impede o registro de informações e a comunicação eficaz dos planos de ação, das não conformidades, dos riscos e de qualquer informação importante para alcançarmos a qualidade.

Para combatê-lo, é importante incentivar as pessoas ao diálogo e utilizar de ferramentas adequadas de registro e distribuições das informações. Neste quesito, o Software 8Quali é uma ferramenta poderosa contra a vilania! 😉

2 – Falta de capacitação: a incentivadora dos erros

A falta de capacitação é um problema gigantesco para qualquer SGQ, e é um vilão a ser eliminado! Ela adora que a empresa não forneça treinamentos para seus colaboradores. Afinal, trabalhadores mal treinados podem cometer erros que afetam a qualidade e prejudicam a eficiência dos processos.

Esse vilão costuma aparecer logo de cara, quando um novo colaborador é contratado. Ele impede a correta integração deste e o coloca direto na linha de frente, mesmo que o colaborador não tenha ideia de como executar seu trabalho.

Uma integração bem feita (com treinamentos e conscientização sobre a Qualidade) aliada a um programa de treinamentos recorrentes é “tiro e queda” contra essa vilã.

3 – Desengajamento: o descaso gritante

O desengajamento é um vilão que “chega chegando”, porque de cara cria desentendimento entre a equipe, discussões sobre conformidade (e não conformidade) e confusão na empresa. Com uma equipe desengajada, é muito difícil falar a mesma língua e garantir que os processos ocorram de forma padronizada.

Aqui, o descaso fala mais alto e a empresa vive de “tanto faz”. Tanto faz como entregaremos o produto, tanto faz abrir uma NC ou não, tanto faz analisar indicadores, tanto faz gerenciar riscos. O importante é executar o processo, mesmo que ele esteja errado e não entregue o planejado.

Para combater esse vilão, é preciso integrar processos, trazer à tona a visão do cliente e constantemente debater e fortificar a importância da qualidade. Este vilão também costuma andar de mãos dadas com a falta de capacitação, então fornecer capacitação também é um “soco no estomago” do desengajamento!

4 – Resistência a mudanças: o imutável!

“Sempre fizemos assim!” e “Em time que está ganhando não se mexe” são os slogans desse vilão, que costuma usar muito essas expressões. Esse vilão representa a relutância em adotar mudanças no SGQ, mesmo quando essas mudanças são pensadas para melhorar a qualidade.

Ele adora minar a inovação e se recusa a atualizar procedimentos, mudar práticas ou adotar novas tecnologias. Quanto mais estagnada a empresa, melhor para ele! Mesmo em face a uma não conformidade recorrente, para ele, o importante é manter tudo inalterado.

Para combater a resistência a mudanças, é preciso manter o processo de tratativa de não conformidades forte! Treinar as pessoas para identificar causas raízes e mostrar os benefícios das mudanças. Bem como, é importante excluir do SGQ a ideia de “culpados” e implementar a visão de melhoria contínua.

5 – Burocratização: a rainha da má qualidade!

Essa vilã costuma aparecer depois que todos os outros vilões já atuaram e causa tanta comoção que tudo fica mais difícil. Ela começa a dar as caras quando não incentivemos e conscientizamos corretamente as pessoas.

Depois, quando as pessoas estão desengajadas, ela impede a aplicação de novos treinamentos e costuma utilizar seu poder de paralisação para frear as mudanças. Quando ela chega, todo o SGQ para e não conseguimos mais atuar para melhorar as coisas, por menores que seja.

Ela adora o excesso de departamentos e uma comunicação extremante rígida, centralizada e hierarquizada. Até para ir ao banheiro o colaborador precisa acionar a cadeia de comando. Para realizar uma sugestão de melhoria, então, ele precisa preencher mil formulários, falar com 5 gerentes, solicitar autorização de todo mundo para no fim receber uma negativa porque “sempre fizemos assim”.

Para eliminar a burocratização, é preciso combater todos os outros vilões. Criando um SGQ forte, ágil e flexível. É preciso incentivar a comunicação e mostrar as pessoas que as melhorias que forem executadas serão benéficas para todas as partes interessadas.

A parte boa é que a burocracia é um resultado do trabalho de outros vilões, assim, podemos combatê-la por tabela. Atacar qualquer um dos outros 4 vilões é um grande passo para eliminá-la e um golpe profundo nas suas raízes.

Combatendo os vilões do SGQ: incentivando a inovação

Se eu precisasse dar uma única sugestão para combater os temíveis vilões do SGQ, diria para atacar primeiro e acima de tudo a resistência a mudanças. Todos devem ser combatidos, mas é como se a resistência a mudanças desse forças aos outros.

Quando resistimos à mudança, não procuramos capacitação, não comunicamos problemas e melhorias, não gostamos de nos envolver no SGQ. Dessa forma, acabamos criando um apreço pela burocratização, pois ela tende a manter tudo estagnado, parado.

Quando conseguimos eliminar a resistência a mudanças, a empresa começa a se movimentar por si própria, buscando formas de melhorar e evoluir os processos. Pois quando não há resistência a mudanças, o cliente está sempre em mente e as pessoas buscam formas de entregar mais e melhor para ele.

Em resumo, os vilões que assombram o Sistema de Gestão da Qualidade nas empresas são obstáculos que, se não forem superados, podem minar a busca pela excelência e o aprimoramento contínuo. Assim, nós, pessoas que atuam no SGQ, somos os responsáveis por eliminar essa ameaça e aproveitar oportunidades de criar uma empresa mais forte, unida e voltada a bons resultados!

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