Lidar com Não Conformidades não é algo que realmente assusta um bom gestor da qualidade. Porém até os gestores mais experientes podem se ver presos em Não Conformidades recorrentes, sem conseguir solucioná-las.

Mas o que fazer quando isso acontece?

A primeira coisa que você precisa entender é que erros são inevitáveis, e por isso não devemos nos desesperar. Tente sempre pensar com clareza e racionalidade, principalmente com as NC’s mais complicadas. O foco deve ser em minimizar os danos ocorridos, entender o porquê eles ocorreram, e criar um plano de solução definitiva.

Quando uma não conformidade é frequente é porque o problema não foi tratado adequadamente, caso contrário, não aconteceria várias vezes. Portanto, para resolver o problema, você precisa entende-lo de forma mais aprofundada. Claro que, em muitos momentos não conseguimos entender logo na primeira vez, e podemos acabar por tomar medidas precipitadas e inadequadas, que não resolverão o problema e irão gerar uma recorrência daquela NC.

Entenda o problema

Muitas vezes, quando olhamos para situações, tendemos a olhar com uma medida só, e nem percebemos. Existem várias técnicas de Gestão da Qualidade que podemos aplicar para conseguirmos enxergar de todos os ângulos o problema e encontrar uma solução rápida:

• Os 5 porquês: Uma das ferramentas mais fáceis de aplicar, consiste em perguntar cinco vezes seguidas o porquê para um problema, sempre relacionando a causa anterior. Terminando as 5 perguntas será encontrada a causa raiz do problema, que se for corrigido deverá evitar o reaparecimento. Você pode aumentar a quantidade de perguntas caso não se sinta confortável com a possível solução.

Portanto não há uma regra para a quantidade de perguntas que é feita, mas é importante fazer os questionamentos até chegar na causa raiz.

Essa técnica pode ser usada para resolver qualquer tipo de problemas, administrativos e/ou industriais.

Leia também: Como aplicar a metodologia 5 Porquês para encontrar a causa raiz?

• Diagrama de Causa e Efeito (Espinha de Peixe): Conhecido pelos dois nomes citados, o Diagrama de Ishikawa mais comum em indústrias (apesar de poder ser utilizado em qualquer segmento), é uma ferramenta utilizada para identificar o motivo de um problema (causa) e qual o seu efeito nos resultados. As causas são divididas em 6Ms: Máquina, Materiais, Mão de obra, Meio-ambiente, Método e Medidas, focando nas causas ou problemas mais importantes, de modo que você consiga prioriza-los e corrigi-los.

Leia também: Diagrama de Ishikawa

Enxergue o problema de vários ângulos:

Como dito antes, tendemos a visualizar muitas situações com uma medida só, e às vezes até mais, porém, mesmo quando enxergamos de um outro ponto de vista, não conseguimos entender completamente.

Para isso, é importante o trabalho em equipe!

Converse com seus colegas, juntem-se para entender o problema, enxergar com outros olhos e encontrar soluções. Fazendo isso, mudando a perspectiva conseguimos até encontrar soluções bem criativas.

Crie um plano de ação:

O plano de ação é um conjunto de tarefas que visam atingir um objetivo, seja este corrigir um problema ou realizar uma melhoria no processo.

Portanto, através do plano de ação podemos transformar estratégias em algo real, planejado e programado, pois ele ajuda a definir e delegar as atividades, visando tornar a ação possível de ser realizada na prática.

• 5W2H: Uma ferramenta da Qualidade muito simples e eficaz para elaborar planos de ação. Foi criado por profissionais da indústria automotiva no Japão e segue o ciclo PDCA, visando descrever todas as etapas do plano, que são:

1. (What) – O que? (Que ação será executada?);
2. (Who) – Quem? (Por quem será executada?);
3. (Why) – Porque? (Por que irá executar e ou participar da ação?);
4. (When) – Quando? (Quando será executada?);
5. (Where) – Onde? (Onde será executada a ação?);
6. (How) – Como? (Como será executada?);
7. (How much) – Quanto? (Quanto vai custar a execução da ação?).

Lembre-se: é importante que as ações sejam tomadas sobre as causas fundamentais e não sobre os efeitos.

Execute o seu plano de ação

Após estabelecido o plano de ação é a hora de acompanhar a implementação dessas ações e monitorar os prazos de execução definidos. É importante que todas as etapas do 5W2H sejam rigorosamente seguidas, mas em caso de alguma alteração é importante fazer o registro dessa mudança, evitando assim a perda de controle sobre o planejamento realizado. Cada responsável descriminado no “quem” deverá executar a sua ação no prazo determinado, informando ao responsável pelo plano de ação o andamento das atividades.

Quando a ação for concluída se faz importante guardar comprovações sobre essa conclusão, seja por meio de fotos ou de informação documentada.

Software 8Quali: Utilizar o Software 8Quali facilita muito a gestão de Não Conformidades, através dos módulos:

1. Módulo Não Conformidades:

-Defina responsáveis e prazos para análise de causa raiz, plano de ação e avaliação de eficácia.

-Utilize as principais ferramentas da qualidade diretamente no software (Ishikawa, Brainstorm, 5W2H).

-Agrupe ocorrências semelhantes em uma mesma RNC (Não Conformidades de produto).

-Notificações por e-mail para cobrança de prazos e responsável de cada etapa.

-Registre, solucione e abra RNC/planos de ação para as Não Conformidades.

2. Módulo Riscos:

– Controle os riscos de sua empresa com o 8Quali e garanta a plena comunicação para toda a empresa, melhorando processos e evitando não conformidades!

– Defina responsáveis para descrever o plano de mitigação, contingência e aprovação.

-Cadastre as informações fundamentais do risco e descreva a mitigação/contingência.

– Classifique a probabilidade e impacto do risco e obtenha a sua classificação.

– Vincule documentos cadastrados no software para a etapa de mitigação do risco.

– Vincule as ocorrências de não conformidades na matriz de risco, para facilitar a reavaliação dos riscos.

A 8Quali se preocupa com a melhor gestão para a sua qualidade. Consulte nosso especialista com as nossas soluções que irão te ajudar a simplificar e dinamizar todo esse processo.

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