Sabemos que as reuniões são uma das partes fundamentais nas organizações, principalmente na Gestão da Qualidade e de Projetos. Contudo, você sabia que é possível fazer a Gestão de Reunião e torná-las muito mais produtivas?

Assim, leia este artigo até o final e saiba mais sobre a Gestão de Reunião e os benefícios de automatizá-la.

Por que fazer a Gestão de Reuniões?

Convenhamos que as reuniões são fundamentais para a organização, principalmente nos momentos de tomada de decisão e alinhamento de ações e projetos.

Contudo, é muito comum que algumas destas reuniões sejam longas e consideradas improdutivas pelo fato de serem prolixas e repetitivas em suas pautas.

Em muitos casos, as reuniões debatem as ações, prazos e responsáveis, e na próxima reunião, a situação permanece a mesma, fazendo com que a reunião anterior praticamente se repita.

Sendo assim, reuniões como estas citadas acima são prejudiciais ao cronograma de projetos e atividades da organização, pois o tempo que foi gasto no encontro poderia ser utilizado para resolver outra demanda.

Nesse sentido, realizar a Gestão de Reunião é fundamental para a pactuação de metas e resolução de problemas, fazendo com que o andamento das ações e dos projetos sejam realizados de forma efetiva.

Além disso, a Gestão de Reunião proporciona maior efetividade e economia de tempo, principalmente no tempo de realização de projetos, que já possuem um cronograma mais apertado e com pouco tempo hábil, onde qualquer imprevisto ou desperdício de tempo pode colocar os prazos em risco.

Sendo assim, é possível tornar as reuniões mais produtivas por meio da Gestão de Reunião, que consiste em um conjunto de ações que visam a eficácia e assertividade nas reuniões.

Como realizar a Gestão de Reunião de forma efetiva

Para tornar uma reunião muito mais produtiva e assertiva, é necessário observar alguns pontos que são fundamentais nas reuniões.

O primeiro ponto para tornar a sua reunião muito mais efetiva é estar preparado e também preparar a equipe. Neste momento, é importante que a pauta esteja muito bem definida, tal como os objetivos desta reunião.

Além disso, é fundamental que a comunicação antes da reunião seja muito clara, deixando todos os detalhes do encontro compreensível para a equipe, com o objetivo de que todos estejam cientes e preparados.

Outro detalhe que faz toda a diferença nas reuniões é a comunicação com antecedência, definindo os participantes e responsáveis pelas ações, para que todos estejam preparados e participem da reunião.

Além disso, é fundamental respeitar os horários e a pauta definida para que a reunião não seja muito extensa e cansativa.

O mais importante é que a reunião seja clara e objetiva, debatendo os pontos necessários ao sucesso do projeto ou do plano de ação.

Ademais, a reunião deve debater as pautas, verificar o que deve ser feito, definir prazos e responsáveis por cada ação, para que na próxima reunião todos estes aspectos sejam avaliados.

Benefícios em fazer reuniões e controlar as ações com o 8Quali

Para tornar as reuniões mais assertivas e eficazes, a 8Quali criou o software de Gestão de Reuniões, que pode ser utilizado desde o planejamento da reunião até o encerramento do projeto.

Com este software, é possível organizar a sua reunião e ainda:

• Disponibilizar os materiais que serão utilizados na reunião;
• Solicitar e confirmar a presença dos participantes, atualizando a ata de reunião de forma automática;
• Inserir participantes e convidados no momento da reunião;
• Registrar as ideias, soluções e ainda atualizar o plano de ação com as ideias propostas na reunião;
• Acompanhar o andamento e a conclusão dos itens propostos nas reuniões;
• Controlar e cobrar as ações atrasadas no cronograma;
• Visualizar as atas de forma intuitiva, organizadas por mês;
• Gerar reuniões automáticas conforme a sua necessidade, sejam elas semanais, mensais, dentre outros;
• Enviar as atas das reuniões para todos os participantes após a conclusão de cada encontro.

Automatizar e gerir as reuniões são de grande valor estratégico para a organização, pois é por meio delas que as ações e projetos são controlados e definidos por toda a equipe.

Com o 8Quali você automatiza a Gestão de Reunião. Solicite uma demonstração gratuita em nosso site.