Talvez, esse assunto não interesse a você, talvez falar sobre como a automatização da gestão da qualidade ajuda a engajar pessoas não esteja em foco por aí. Mas eu compreendo que esse assunto não é para todo mundo.

Afinal, se sua equipe é altamente engajada, todos tratam as não conformidades e se envolvem nas ações de melhoria, se ninguém precisa ser cobrado sobre os prazos e os riscos estão em dia, talvez não faça sentido falar de engajamento.

É claro que ainda há o problema dos erros, do retrabalho e desperdício de tempo, mas esse não é o assunto de hoje. Afinal, pessoas desengajadas não cumprem as atividades “da qualidade”, portanto não erram e não precisam retrabalhar erros, não é mesmo?

O fato é que, na minha experiência, a maioria esmagadora das empresas não consegue engajar os colaboradores. E essa falta de engajamento traz dificuldades, prejuízos e muita dor de cabeça.

Por isso, no artigo de hoje, vamos falar um pouquinho sobre como automatizar as coisas pode ser um grande impulsionador do engajamento na gestão da qualidade. Para isso, me concentrei nos três fatores que mais impactam nos níveis de engajamento.

Menor carga de trabalho e redução dos erros

Sabemos que as pessoas, muitas vezes, entendem que a qualidade é algo extra, que ela não faz parte do trabalho delas. Mesmo que isso seja um erro, infelizmente acontece muito. Boa parte disso se deve ao fato de elas precisarem “criar muita coisa” na hora de executar as rotinas da Qualidade.

Imagine, por exemplo, uma tratativa de não conformidades. Por mais simples que o processo seja, é preciso, no mínimo de:

• Um formulário de cadastro;
• Algum modelo de análise de causas;
• Algum modelo de plano de ação;
• Um modelo de análise de eficácia;
• Há mais coisas, mas vamos simplificar para ficar mais didático.

Imagine, agora, se deparar com uma não conformidade e entender que você terá de criar tudo isso… Com a ferramenta adequada de automatização, tudo isso está pronto e apenas “aguardando preenchimento”.

Dessa forma, sua equipe vai se preocupar com o mais importante: pensar no problema em si e em como tratá-lo. Um bom software vai direcionar as ações da qualidade de forma a garantir que as pessoas tenham tempo para executar apenas o essencial, focando no que elas entendem: o processo!

E isso nos leva a um segundo ponto:

Processo leve, intuitivo e muito simplificado

Talvez você esteja pensando: “Ah, Gabi, mas eu tenho tudo em planilha”. Agora, seu colaborador só precisa se preocupar em achar as benditas planilhas e entender como elas funcionam. Talvez você tenha que parar para dar um treinamento sobre “Como usar a planilha X, Y ou Z”.

Enquanto na automatização da gestão da qualidade, tudo que o colaborador tem de fazer é logar no software e seguir o fluxo. Todas as ferramentas já estão integradas e organizadas de maneira simples, limpa e intuitiva. Basicamente, só é necessário seguir os passos da tratativa (ou da gestão de riscos ou na análise do indicador ou do cadastro de fornecedores, etc)

Pense comigo: O que é mais simples:

• • Ter que criar todo o fluxo de uma determinada ação em planilhas;
  • Precisar compreender planilhas e torcer para acertar tudo;
  • Seguir um fluxo preestabelecido, simples e didático.

Bom, essa é a mágica da automatização da gestão da qualidade: tudo pode ser MUITO mais simples!

Eliminação do retrabalho e dos erros

Sabemos que a gestão da qualidade causa certo medo e receio nas pessoas. As pessoas tem medo das auditorias, receio de executar as coisas e se ouvirem o termo “não conformidade” podem até ter um infarto.

Por isso elas tem um medo gigantesco de errar, da mesma forma que detestam o retrabalho que um pequeno erro pode gerar. Imagine errar uma fórmula na planilha e ter que reestruturar tudo. Pense como é frustrante não conseguir concluir sua tratativa porque o arquivo se corrompeu…

Ao optar pela automatização da gestão da qualidade, optamos pela simplicidade e exclusão de erros. Isso significa mais segurança para as pessoas, o que as torna mais confiantes uma vez que seguem um processo mais simples e claro.

Além disso, vale ressaltar que tudo que é feito em uma ferramenta automatizada é muito mais rastreável. Isso facilita muito a busca por informações e elimina ainda mais retrabalho, além de assegurar auditorias mais tranquilas e seguras.

Automatização da gestão da qualidade torna possível alcançar uma equipe altamente engajada

Ter uma equipe altamente engajada é resultado de diversas ações que tornarão as pessoas propensas a trabalhar COM qualidade, PELA qualidade e PARA qualidade.  

E o primeiro passo para fazer isso é eliminar o supérfluo e garantir que as pessoas possam focar no que realmente importa. Quando trabalhamos com software, falamos sobre eliminar a “fricção” (termo que também se aplica ao sucesso do cliente).

Eliminar a fricção é eliminar todo e qualquer obstáculo que o usuário do software pode encontrar ao interagir com o sistema. Na prática, isso significa criar campos mais claros, botões mais assertivos e criar todo o fluxo de forma intuitiva e direcionada para a comodidade de quem usará o sistema. Essa é nossa missão maior.

Na qualidade, é a mesma coisa. Como podemos querer pessoas engajadas se nosso processo é “pura fricção”? Se ao tratar um risco, por exemplo, o colaborador precisa pensar em tudo que permeia a tratativa (planilhas, formas de contatar as pessoas, como montar uma matriz, como garantir rastreabilidade, como isso ou como aquilo etc). Entretanto, quase não sobra tempo para pensar no risco em si e em ações para trata-lo corretamente?

Todo sistema (seja ele um software ou o próprio SGQ) possui fricção. Principalmente quando é mais novo e “imaturo”. O que diferencia a qualidade do sistema é o esforço em eliminar a fricção. Quanto mais tempo gastamos fazendo isso, mais simples o sistema se torna e, assim, melhor para as pessoas, processos e resultados.

PARE DE SOFRER com a falta de engajamento e com as fricções do SGQ

Quando você opta pela automatização da gestão da qualidade, quando você contrata o 8Quali, está contratando um sistema que tem anos de atualizações. Anos e anos trabalhando para eliminar as fricções do SGQ. Dessa forma, você simplesmente deixa CENTENAS de dificuldades típicas da gestão da qualidade para trás por simplesmente contratar a ferramenta adequada.

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