O item 7.5 Informação documentada da ISO 9001:2015 é um dos itens essenciais da norma, tanto no que diz respeito a mantermos nossa certificação em dia, quanto para a execução dos processos.

Porém, nós sabemos que esse assunto costuma gerar dificuldades entre os profissionais. Afinal, são muitas informações a serem gerenciadas e, muitas vezes, as empresas não sabem exatamente o que é e o que não é informação documentada.

Outras vezes, ainda, nos pegamos pensando no que é necessário ter para manter a certificação e essa dúvida pode acabar gerando os famosos “documentos para inglês ver”. Ou seja, documentos, processos, procedimentos etc, criados apenas para “passar na auditoria”. Isso acaba gerando lentidão nos processo e burocracia.

Antes de continuar, preciso dizer que o item 7.5, em sua totalidade, é um pouco mais extenso, por isso não o traremos na íntegra para este artigo, como costumo fazer. Mas, de forma resumida, ele se divide em 3 outros subitens, que serão o foco do nosso texto. Sendo eles:

• 7.5.1 Generalidades;
• 7.5.2 Criando e atualizando;
• 7.5.3 Controle de informação documentada.

Estes três subitens nos dizem tudo que precisamos para manter a informação documentada em dia e útil para nossa empresa. Seguindo suas diretrizes, conseguimos otimizar o uso dos documentos, criar informações de apoio aos processos e evitar muitos problemas relacionados à gestão de documentos.

Até o final deste artigo, você vai compreender os principais aspectos do item 7.5 Informação documentada e da gestão de documentos na totalidade, além de aumentar seus conhecimentos sobre a ISO 9001:2015! Vamos lá?

7.5.1 Generalidades

As generalidades do item 7.5 Informação documentada são a parte da norma que nos diz quais documentos formais temos de ter em nossas empresas. Apesar de abrangente, só existem 2 tipos de documentos que precisamos ter.

O primeiro “tipo” de documentos necessários são a “informação documentada requerida por esta Norma”. Ou seja, documentos que norma pede para mantermos como evidência e para uso da empresa. Como exemplo, podemos citar o escopo do sistema de gestão (4.3) ou os objetivos da qualidade e planejamento para alcançá-los (6.2.1).

Neste requisito, quando necessário, a norma expressará por escrito que “organização deve manter informação documentada sobre…”. Quando estiver escrito algo nessa linha, com o termo “deve” sempre empregado, será preciso ter documentos que comprovem a boa prática aplicada! 😉

Em segundo lugar, a norma determina que é necessário manter informação documentada “determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do sistema de gestão da qualidade”. Isso significa que toda vez que a empresa identificar uma necessidade de documentação, ela deverá fazê-la. 

Por exemplo, a ISO 9001 não exige que você tenha um procedimento (POP) ou Instrução de Trabalho (IT). Entretanto, se a organização identifica que determinado POP irá ajudar a garantir conformidade e manutenção dos padrões de qualidade, será preciso elaborá-lo!

Da mesma forma, se a empresa identificar que uma IT ajudará o colaborador a ser mais produtivo e executar corretamente o trabalho, esse documento passa a ser ‘determinado pela organização como necessário para a eficácia do SGQ’ e, portanto, precisa ser documentado.

7.5.2 Criando e atualizando

No item anterior (7.5.1), a norma determina (de forma exemplificativa) quais documentos serão necessários para o SGQ. Já aqui ela traz informações sobre como criá-la e determina que é preciso atualizá-la conforme necessário.

A 9001 fala sobre aspectos como a identificação do documento (“por exemplo, um título, data, autor ou número de referência”), de modo a tornar a documentação mais acessível e rastreável. Bem como fala sobre o formato e o meio em que essas informações irão circular, citando formatos eletrônicos ou envio por mídias físicas (papel), decisão que precisa ser tomada de acordo com a análise de cada contexto operacional em específico.

Por fim, o item fala sobre a “análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência”, algo que deve ser feito logo após a criação do documento e depois recorrentemente (atualização), em períodos determinados pela empresa para garantir utilidade e eliminar possíveis itens obsoletos.

7.5.3 Controle de informação documentada

Os dois primeiros subitens do requisito 7.5 Informação documentada da ISO 9001:2015 visam garantir que as empresas terão os documentos necessários à disposição. Portanto, até aqui nós:

• Identificamos os documentos necessários (requeridos pela norma – 7.5.1, a – e os determinados importantes pela empresa – 7.5.1, a);
• Criamos os documentos seguindo diretrizes especificas – 7.5.2, a e b;
• Determinamos o período de revisão e garantimos que as informações documentadas serão revisadas quando necessário – 7.5.2, c. Traduzindo: atualizamos! 

De forma simples, isso significa que o SGQ já possui os documentos necessários, agora precisamos garantir que os colaboradores certos terão acesso a eles. Garantindo que a informação documentada “esteja disponível e adequada para uso” e “ela esteja protegida suficientemente” (7.5.3.1).

Portanto, agora, precisamos garantir acesso para quem precisa dos documentos, levando em consideração aspectos alguns aspectos sinalizados na norma, a constar:

a) distribuição, acesso, recuperação e uso;

b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de Iegibilidade;

c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);

d) retenção e disposição.

 

(ISO 9001:2015, 7.5.3.2)

Vale lembrar também que esses aspectos devem garantir o uso correto dos documentos, bem como, quando pertinente, impedir que pessoas não autorizadas tenham acesso a eles. Segundo o texto da própria norma, portanto, precisamos proteger a informação documentada “contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade”.

Com este item, fechamos um ciclo completo de identificação, criação, atualização e proteção da informação documentada. Esse ciclo não só garante utilidade e versatilidade para os documentos, como também visa protegê-lo das mais diversas formas. Assim, seguindo as diretrizes da norma, podemos criar uma base sólida de apoio aos processos sem cair no risco da burocracia e criação desnecessária de “papelada”.

Item 7.5 Informação documentada: uma estratégia chave para o sucesso organizacional

Compreender e implementar adequadamente o item “7.5 Informação documentada” da ISO 9001:2015 na sua empresa é crucial para garantir a eficácia e a eficiência dos processos, assim como a desburocratização do SGQ!

Afinal, ao seguirmos as diretrizes estabelecidas pela 9001, nossas empresas podem não só manter a certificação em dia, como também criar uma documentação incrível de apoio e melhoria para os processos. Isso é o que evitará a burocracia desnecessária e garantirá os pilares de uma boa gestão de documentos, ou seja: a disponibilidade, a integridade e a confidencialidade de nossas informações documentadas.

Além disso, através da atualização e controle adequados, as organizações podem otimizar o uso dos recursos, melhorar a tomada de decisões e, em última análise, alcançar seus objetivos de qualidade e excelência operacional! Assim, a ISO 9001:2015 criou um requisito útil e versátil, que nos ajuda a ter mais resultados, eliminando documentos desnecessários e criando verdadeiras ferramentas para os colaboradores.

Portanto, se você ainda não dava devida atenção aos seus documentos, talvez valha a pena analisar o quanto eles estão bem organizados e, mais que isso, se eles estão contribuindo para bons resultados ou, talvez, sendo a causa de não conformidades e prejuízos para sua empresa, fica a dica!

A ferramenta ideal para otimizar sua informação documentada🚀

Gerenciar centenas de documentos não é tarefa fácil, principalmente se você não contar com uma ferramenta adequada. Mas esse é um problema que você NÃO vai enfrentar se contar com o melhor software do mercado: o 8Quali!

Com o Software 8Quali é possível automatizar o fluxo de aprovação de qualquer documento, definindo responsáveis pela elaboração, revisão e aprovação de documentos, bem como os prazos para tais ações.

Isso tudo de forma rápida e prática, contando a segurança do backup em nuvem e ainda com a função de rastreabilidade, que permite que você encontre qualquer arquivo que já tenha sido inserido (ou alterado em algum momento) no sistema. Além, é claro, do histórico de todas as revisões do documento e suas cópias obsoletas! 😉

Além disso, com o 8Quali, você gera lista mestra, cabeçalho e rodapé nos documentos de forma automática, sem retrabalho. Também é possível distribuir a publicação da nova revisão para os colabores consultarem de forma simples, emitindo alertas sobre a nova versão e controlando as cópias (sejam as controladas ou as não controladas).

Então, não perca tempo, entre em contato com nossos especialistas para entender como podemos tornar sua gestão de documentos mais assertiva e melhorar infinitamente seus processos! Basta clicar no botão abaixo:

CONVERSE COM UM ESPECIALISTA