O que são Não Conformidades?

São desvios do padrão que estão sujeitos os processos produtivos, administrativos, bem como em prestação de serviço. Essas Não Conformidades devem ser registradas e tratadas de acordo com a definição do SGQ de cada organização.

Frequentemente as empresas chamam todas as ações de melhoria e/ou correção de Não Conformidades, porém, o correto é que sejam tratadas como Ocorrências.

Geralmente as organizações classificam suas ocorrências em:

• Não Conformidade (em caso de ocorrências que já ocasionaram problemas – geralmente tratadas com ações corretivas);
• Problemas Potenciais (em caso de ocorrências que podem vir a ocasionar problemas – geralmente tratadas com ações preventivas);
• Oportunidades de Melhoria (em caso de ocorrências que podem servir para aperfeiçoar os processos ou fazer correções nos processos antes mesmo de se tornar um problema potencial).

Mas tão importante quanto o passo a passo de como fazer a gestão de ocorrências em sua empresa, é a disseminação entre todos os colaboradores (inclusive membros de Alta Direção) dos reais motivos de gerenciar esses acontecimentos, tornando eficaz o engajamento e adesão de todos.

Confira agora as 4 razões para Gerenciar as Ocorrências em sua empresa:

1. Apuração de perdas internas e externas

    

     Uma questão de grande importância dentro das empresas são os custos da não qualidade, que em grande parte são bem difíceis de mensura
r e/ou serem detectados.

Queda nas vendas por insatisfação do cliente (ocorrências de reclamações), atrasos na entrega de pedidos (ocorrências de qualidade de produto / processo / planejamento interno), má qualidade e/ou atrasos com matéria prima (ocorrências de fornecedor) entre outros, precisam ser gerenciadas preventiva e corretivamente, pois caso contrário podem acarretar novas ocorrências semelhantes e, por consequência, minar o atingimento dos objetivos e planejamento estratégico da empresa.

2. Monitoramento da situação dos processos

Independentemente do porte da empresa, a necessidade de medir os processos é essencial para todas que visam o desenvolvimento
sustentável de seus negócios.

Com isso, monitorar as ocorrências registradas nesses processos se faz primordial para conseguir detectar perdas de qualidade (retrabalho, atrasos, etc.) difíceis de serem evidenciados nos indicadores de performance convencionais (produtividade, faturamento, entre outros).

Indicadores como “notas das avaliações de fornecedores”, “quantidade de ocorrências em cada setor”, “número de reclamações procedentes”, entre outros, são exemplos de análises que podem ser realizadas nos processos, a fim de monitorar as anomalias e tomar as ações apropriadas, caso seja necessário.

3. Desenvolvimento da cultura da qualidade

Outra grande vantagem da gestão de ocorrências é o desenvolvimento gradual da cultura da qualidade na empresa, pois para essas tratativas é fundamental o envolvimento das partes interessadas (como você pode ler no post 5 Fatores que farão sua gestão de ocorrências ser mais eficaz.

Com isso, na medida em que a participação dos colaboradores aumenta os processos tornam-se mais eficazes e os retrabalhos diminuem. Por consequência ocorre a melhora na percepção desses envolvidos com a importância do Sistema de Gestão da Qualidade, pois percebem como a qualidade agrega valor às suas atividades diárias.

4. Melhoria contínua

   

Por fim, com a gestão de ocorrências é possível registrar e planejar ações de melhoria contínua, que também pode ser atrelada posteriormente à gestão de mudanças e gestão de riscos e oportunidades, onde as ocorrências de possíveis oportunidades de melhoria podem ser planejadas e estudadas, a fim de aperfeiçoar os processos atuais e agir de forma preventiva sob as ocorrências em que a organização está susceptível.

Tanto as empresas que possuem a certificação ISO 9001 quando as que não possuem devem ter a melhoria contínua como parte de seu dia a dia, pois esse é um fator que além de contribuir para o aperfeiçoamento interno e externo da organização, promove a base para a sustentabilidade da empresa no mercado, visto que nos dias atuais para a empresa se manter concorrente ela deve estar alinhada e atualizada com as tendências e necessidades dos seus clientes.

Sendo assim, a Gestão de Ocorrências bem feita visa reduzir gradativamente a incidência dessas ocorrências, tornando os processos cada vez mais dinâmicos e eficientes.

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